[生活] 接下學校行政工作週年:教學組日常

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  • 當了十五年導師的我,作夢也沒想到去年竟然轉了念頭,想試試看行政工作,而且別的我不要,要選就選面對108課綱上路前的教務處教學組。
     
    教學組是學校行政口中的「天下第一組」。上任前,即將是我上司的教務主任就直接挑明說:「教學組沒有小月。」意味著,那個以前寒假就在排暑假去哪裡玩的我,下行政前恐怕是不可能的了。
     
    若問我為何如此想不開,當然理由很多,但最主要的原因是當導師當膩了,已經學不到什麼新把戲了。未來若還要十幾年才退休,這樣下去可不得了;處女座天生好奇,我想要挑戰、學習我不會的事情。
     
    一般行政交接是八月一日,但去年我在歐洲玩到八月中才回來上工。一回來馬上就開始排課,對於我這個中生代老師但卻是行政菜鳥來說,學習強度非比尋常,每天幾乎都是晚上八點以後才下班。
     
    每天加班嗎?那是因為做事沒有效率吧?嗯⋯或許吧?我只知道,以前我一向認為人生要花很多時間思索「不急但重要的事」,但當了教學組長後,每天幾乎都在處理「急」而「或重要又或不重要」的事。而且這些急事,多半不是因為真的急,而是事情多到幾乎沒有超前進度的可能性;每天就是處理即將到死線的事,好不容易做完了,我們強大的教學組幹事又會來提醒可以預先把什麼東西先做好。
     
    教學組的工作多如牛毛,以下盡可能條列出來:

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    *季節性
    1. 排課:每學期開始前要做好。要顧慮各科領域時間不排、兩個班跑班鎖課、輔導課單雙週對開,更別提老師們千奇百怪的需求。
     
    2. 排好課後要在校務系統上輸入課程及固定代碼:每學期第一次期中考前要做好。上下學期的代碼要能配對,註冊組期末才能計算學分。另外也要把科目、任教老師跟班級學生配對,這樣老師才能輸入成績。
     
    3. 教學研究會:學期初與每次期中考前後。各處室資料彙集、參與每科教學研究會,及各科會議記錄的彙整。若學科提出任何意見,需反應給各處室請他們回覆,然後上簽給校長。
     
    4. 考試卷務:排監考表、催收命題、印製、裝袋、缺考生補考、作弊處理
     
    5. 學生學藝競賽:學生抽題、場地、流程安排、成績計算
     
    6. 教師甄試:筆試、口試、評審費用申報核銷
     
    7. 暑假補考:這個很繁瑣。每一個學生不一定考哪幾科,考卷數量要印製正確,而且同一個學生考試的一整份要訂在一起,上面要貼名條,然後還有依照年級與考科數量排考試座位表、依考場將考卷答案卡等裝袋、找監考老師。暑假老師們都放假了,很少有老師願意幫忙這種無償的補考監考。
     
    8. 暑假重補修課程:補考不過或者科目被死當的學生(幾百個)湧入報名,然後電腦系統出錯不給力或者學生天兵不會操作需要處理。重補修上課需事先公布課表,每天早上去每一間教室開冷氣。
    9. 暑期輔導:排課,
     
    *規律性
    1. 日常調代課:拿自己的人情去拜託別人(但都不是為了自己)。
     
    2. 行政人員加班費申報。
     
    3. 老師請假核批。
     
    4. 教師研習薦派與開設:包括發公文給講師。
     
    5. 看公文:多半很無關緊要,常常有今天才到就催文的。
     
    6. 老師鐘點費計算:絕對不能出錯,包括每一個老師扣除基本鐘點之外的超鐘點,還要考慮大小月、請假幫人代課或被代課、代理導師、社團老師、跨校課程⋯,都需仔細看代課單、教室日誌去計算。
     
    7. 特色班招生
     
    我一個人包全部工作嗎?當然不是。這幾年行政大逃亡的結果,導致處室主任組長每年更替,唯一能靠的就是上面說到經驗豐富的幹事們。我們教學組主力的幹事是一位大我五歲的姊姊(這裡特別專文寫我對她的感謝),而註冊組則是另一位再兩年就要退休的大姐。她們都有著使命必達的決心及細膩的做事風格,即便每年換組長,每個人能力不同,她們還是秉持著公務員的不二忠心,輔佐每任組長與主任。我們常開玩笑說,她們是教務處地下主任。前兩個禮拜我們去蘇州,教務處主任、教學組長、註冊組長,全都不在辦公室長達一週,教務處還是運轉如常,而且她們怕我們擔心,也幾乎不傳訊息打擾我們。也因為教學組這位識途老馬,我對於教學組業務很快就上手。
     
    儘管有強大的幹事看頭看尾,我自己還是得操持重要的案子。例如上述的學期排課、製作課表、校務系統灌入課程,以及108課綱的上傳與填報、校內相關經費的上簽呈與發文、與會計及出納組打交道處理核銷、各種與教務處相關會議的通知及會議紀錄。在此之前,工作只有教書的我,從未想過一切日常:時間到了薪水自然進帳、簽教室日誌、月考拿了卷袋就監考、學生被當掉就是補考重修⋯現在才知道這些背後的準備及後續工作,竟然如此精細繁雜,沒有理所當然這回事。
     
    除了令我尊敬的幹事姐姐們,我很慶幸上頭還有一個親力親為、好溝通的主任。去年在被校長徵詢意願時,我就已經表明若這位老師不接主任,我也就不願意接教學組。所以以某種形式上來說,我也算推了他一把(他也因為我願意接教學組,他才點頭答應)。他也是處女座的,加上註冊組長是金牛座的,三人也都是文科腦袋,教務處一整個走務實的態度,大家想法接近,做起事來也非常順暢。教務主任承擔的更多更重,包括108課綱的課程配置盤點、班級師資搭配、校內各科老師的協調、校外各種會議,召開各項會議。有數字統計,台北市教務主任平均任期是1.2年,他笑說明年繼續連任的話就是資深教務主任了。
     
    其實我也常擔心我這個菜鳥到底有沒有把教學組工作做好?不過幹事大姐與我們主任至少是給我好評的。幹事大姐覺得我會自己動腦筋想,不是只是被動聽她的經驗傳授,主任則是覺得我面對校內老師,拿捏得到什麼時候該硬、什麼時候該軟,也覺得我處理事情非常細緻。我自己也覺得,當了這麼久的導師,對於行政工作是有幫助的,至少在校務運作上比較清楚,而且排課時比較能夠同理老師及學生,另外就是有時家長打電話來問學生或者學校的事,我也能夠站在家長的角度去跟他們溝通。
     
    要說這一年學到了什麼,除了行政事務的流程外,大概就是知道更多八卦、看了更多老師們千奇百怪的要求。這些辛苦換來的,是我越發茂密的白髮(有點賭氣不想染),還有三不五時小病小痛與失眠的困擾。


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    3 thoughts on “[生活] 接下學校行政工作週年:教學組日常

    1. 哈,我是初任教師第一年就當教學組,當時覺得自己很了不起,竟然在天下第一組撐過來了,但後來擔任行政久了之後,才覺得教學組工作其實很簡單,真正的天下第一組應該是訓育組才對。

      光是『畢業』這兩個字就有畢業旅行、畢業拍照、畢業紀念冊、畢業典禮,每個都要招商,跟外面接洽;校外教學時,如果三個年級一起出去,那可是九十輛遊覽車出門啊!祇要有一輛車出事就完蛋。

      所以我後來都覺得感恩,還好我祇是教學組不是訓育組,那真的不是人幹的。

      五年前從行政退下來,擔任導師工作,覺得能有自己的子弟兵感覺真好。 😀

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